檔案歸檔數量統計分析及因應對策
103年至105年各單位檔案歸檔數量統計分析及因應對策
緣由：從各單位公文書歸檔數量分析各單位公文書處理工作量，並研擬降低教師兼任行政主管工作負擔及提高行政效益。
分析：
1.依據文書處理手冊收文規定，除普通郵遞信件外，應逐一查驗點收。
2.公文歸檔量包含創稿及來文，因此公文減量僅能在創稿方面進行，來文部分非本校所能控制。
研究結果：
1.行政單位公文歸檔量而言，研發處呈現成長的趨勢，教學單位則以文博學院公文處理量逐年增加，105年更呈現大幅度增加高達1081件，經評估應為承接計畫案公文增加所致。
2.另本校是藝術專門學校，學科與一般綜合大學不同，但因公文書製作電子化，公文交換方便，機關、學校、活動團體多以群組來發送活動訊息，因此會收到很多與本校學科無關之活動訊息，導致公文處理負擔加重並降低行政效率。
未來策略：
修正本校分層負責表：由於文書處理手冊規定，除普通郵遞信件外，應逐一查驗點收。在無法管控來文之狀況下，建議各單位就『分層負責表』進行檢討修正，將純屬公告性質之公文及活動訊息之類重要性不高的公文書『降低決行層級』，縮短公文承辦流程，由承辦人員逕行公告或為適當之處置，減少單位主管公文批閱時間，降低教師兼任主管工作負擔及提升效益。
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